携帯 ビンゴ方法とは。データ化した図面を管理するときのポイントを解説
2024.04.01
携帯 ビンゴは業務に欠かせない重要なものですが、紙で管理しているとさまざまな課題が生じます。
・必要な携帯 ビンゴや最新の携帯 ビンゴが見つけられない
・携帯 ビンゴを紛失・汚損してしまう
・保管場所の確保が難しい
・社内で携帯 ビンゴの共有がうまくいかず業務効率が下がる
・管理が煩雑で負担になる
そこで今回は、このような課題を解決し、効率的に図面管理する方法を紹介します。ポイントを押さえて携帯 ビンゴ効率化し、業務を円滑に進めましょう。
携帯 ビンゴ方法はデータ化
携帯 ビンゴには、図面のデータ化が欠かせません。図面をデータ化すると、下記のように効率化につながる多くのメリットがあるためです。
| ・検索性が高く、必要な携帯 ビンゴをすぐに見つけ出せる
・バージョン管理が簡単なので、最新の携帯 ビンゴが一目瞭然になる
・水濡れや汚損、劣化による視認性低下の心配がない
・携帯 ビンゴ保管のために物理的なスペースを取らないので、保管スペースを削減できる
・複数の部署間でも簡単に携帯 ビンゴを共有できる
・フォルダの名称や保管場所のルールを決めておけば、管理作業を効率化できる
・手作業に比べて携帯 ビンゴの修正や計算などを簡単にできる |
このように、携帯 ビンゴをデータ化するだけで、紙の携帯 ビンゴ保管で悩まされていた課題のほとんどを解決できます。
携帯 ビンゴをデータ化する際は、スキャナや複合機で紙携帯 ビンゴをスキャンしましょう。また、スキャンの解像度を上げておくことで、使いやすいデータになります。
携帯 ビンゴ
単に携帯 ビンゴをデータ化するだけでは、効率的な管理を実現させるのは困難です。携帯 ビンゴデータの効率的な管理を実現するには、次の4つのポイントを押さえることが欠かせません。
・フォルダ名の付け方を統一する
・フォルダの保管場所を定める
・携帯 ビンゴの更新情報を明確にする
・携帯 ビンゴ情報の流出・紛失対策を実施する
それぞれ詳しく解説します。
フォルダ名の付け方を統一する
携帯 ビンゴため、データ化した図面を格納するフォルダには統一した命名ルールを決めておきましょう。各担当者が自由にフォルダ名を付けると検索しづらくなり、フォルダを探すのに手間や時間がかかってしまうためです。これでは、せっかく携帯 ビンゴをデータ化した意味がなくなってしまいます。
例えば、「携帯 ビンゴの種類＿携帯 ビンゴの名称＿携帯 ビンゴ番号＿更新日」といった順番・内容で付けるようにすると、検索性や視認性の高いフォルダにできます。項目名については、検索するときに思いつきやすいワードを含め、できるだけ短くすると使い勝手が良くなります。
フォルダの保管場所を定める
特定サーバーまたは共有フォルダなど、フォルダの保管場所を明確にしておくことも携帯 ビンゴ保管を効率化するための重要なポイントです。せっかくフォルダの命名ルールなどを整理しても、保管場所がバラバラだと探す手間が増えてしまいます。
効率性を高めるには、プロジェクト・種類などのカテゴリ別に保管場所を決めることが大切です。例えば、部署内でのみ使うデータは社内のサーバー、外部でも使いたいデータはクラウドサーバーなどのように分けるといった具合です。
また、フォルダの保管場所は一元化し、複数の場所に類似のフォルダが保管されることのないよう注意しましょう。加えて、保管時にフォルダの階層が深くなりすぎるとデータが探しにくくなるため、3階層程度に留めるのがおすすめです。
携帯 ビンゴの更新情報を明確にする
図面の更新情報を明確にすることで、携帯 ビンゴ格段に効率化できます。どのフォルダ・図面が最新のものか判別できるようにしておくことで、誤って古い携帯 ビンゴを使用してしまうリスクを避けられます。
更新情報を明確にするには、下記の対策を講じましょう。
・更新日付を入れることを命名ルールに加える
・「最終」などの表記は避け、バージョン情報などを入れるようにする
・携帯 ビンゴの更新履歴を残せるツールを導入する
対策することで、どれが最新版のデータか、決裁や承認後のデータがどれかなどをすぐに判別でき、作業の効率化を図れます。
携帯 ビンゴ情報の流出・紛失対策を実施する
携帯 ビンゴをデータ化する際は、携帯 ビンゴ情報の流出・紛失対策を実施しましょう。過失やマルウェア感染などによって携帯 ビンゴ情報の流失・改ざん・紛失などが起こると、業務が滞るばかりか、顧客からの信頼も失いかねません。
携帯 ビンゴ情報の流出や紛失などを防ぐには、下記のような対策が効果的です。
| ・携帯 ビンゴを保管しているサーバーや共有フォルダなどにアクセスできる従業員を限定する
・USBメモリを持ち出すときは、暗号化（パスワード設定）し、持ち出し者を記録する
・外部との共有方法についてもルールを統一して周知する |
また、日頃から従業員全体に対してセキュリティに関する研修を行い、携帯 ビンゴデータを慎重に管理するよう意識付けを行いましょう。
より効率的な携帯 ビンゴ管理方法として携帯 ビンゴ管理システムの活用もおすすめ
より効率良く携帯 ビンゴするなら、図面管理システムを活用するのもひとつの手です。
携帯 ビンゴ管理システムとは、携帯 ビンゴなどの関連書類を一元管理できるシステムで、社内でバラバラになっていた携帯 ビンゴをまとめて管理・運用できます。ひとつのシステム内に集約できるため、探す手間が省ける点もメリットです。
中小製造業向けデジタルツールサービス「ゲンバト携帯 ビンゴ管理」なら、携帯 ビンゴや関連書類をクラウド環境で一元管理できます。登録した携帯 ビンゴに各種の関連書類を紐づけできるため、社内での共有がスムーズになります。
携帯 ビンゴで気づいた点があればメモを残せるため、円滑に情報共有することも可能です。初期費用なしで利用できるので、ぜひお試しください。
まとめ
携帯 ビンゴをデータ化し、フォルダ名の統一や保管場所の明確化・セキュリティ対策などを実施することで、煩雑で負担大きい携帯 ビンゴの管理を効率化できます。検索性が上がることで、業務効率や生産性の向上も見込めます。
さらに、携帯 ビンゴ管理システムを導入すれば、自力でデータ管理するような負担もなく、より使いやすい携帯 ビンゴ管理が実現します。DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の一環としても検討してはいかがでしょうか。
